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jhdonline的博客

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(转)个人时间管理   

2008-08-14 13:27:58|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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解析新一年个人时间管理

新的一年做的最有意义的第一件事就是学习了“时间管理”。之所以想起来学习一下时间管理,是因为我发现在过去的一年中自己迷失了目标,浪费了许多的好时光;因此痛定思痛,决定在这一年中利用好所有自己的时间,实现自己年度目标。

    一、为什么要进行时间管理?

    时间是财富!想想吧,如果你每天都收到86400美元,而要求你每天必须把它用完,那你会如何运用?天下真有如此的好事?事实上,有。那就是时间。我们每个人每天都有86400秒进帐,合理的利用他们,你就可以创造财富,爱情,成功,健康等。人生最宝贵的两项资产,一项是头脑,一项是时间。无论你做什么事情,即使不用脑子,也要花费时间。因此,管理时间的水平高低,会决定你事业和生活的成败。每个星期有168 个小时,其中56 个小时在睡眠中度过,21 个小时在吃饭和休息中度过,剩下的91 个小时则由你来决定做什么——每天13 个小时。如何根据你的价值观和目标管理时间,是一项重要的技巧。它使你能控制生活,善用时间,朝自己的方向前进,而不致在忙乱中迷失方向。

    二、我为什么浪费时间?

    原因很多,有主观的原因,也有客观的原因。主观原因是一个人浪费时间的根源,因此我们看一下主观原因:

(1)做事目标不明确;

(2)作风拖拉;

(3)缺乏优先顺序,抓不住重点;

(4)过于注重细节;

(5)做事有头无尾;

(6)没有条理,不简洁,简单事情复杂化;

(7)事必亲躬,不懂得授权;

(8)不会拒绝别人的请求;

(9)消极思考。

    一些数据:

 

  (1)人们一般每8 分钟会收到1 次打扰,每小时大约7 次,或者说每天50-60 次。平均每次打扰大约是5 分钟,总共每天大约4 小时,也就是约50%。80%(约3 小时)的打扰是没有意义或者极少有价值的。

  (2)工作繁忙的人与配偶或其他重要人物的有意义的交流平均每天少于2 分钟。

  (3)工作繁忙的人同其孩子的有意义的交流平均每天少于30秒钟。

  (4)80% 的人不想在星期一早上上班。只有60%的人不想在星期五上班。

  (5)人们一般采用13 种不同的方法管理他们的时间。

  (6)每天自学1 小时,7 小时一周,365 小时一年,一个人可以像全日制学生一样学习。3-5 年就可以成为专家。

  (7)平均每天,全国有170000,000 个会议。

  (8)95%的书籍是由5%的人购买的。所有的出版物中间95%没有派过一次用场。

  (9)如果经济独立了,97% 的工人不愿意为他们的老板干活或者从事他们现在的职业。

  (10)20%的工作时间是“关键性的”、“重要的”。80%的时间用在了无意义的事情上。

  (11)过去20 年里,工作的时间增加了15%,娱乐闲暇时间减少了33%。

  (12)一个人如果工作桌上乱七八糟,他平均每天会为找东西或者多余耗费花1 个半小时,每周7 个半小时。

  (13)平均阅读速度大约是每分钟200 个词,如果每个工作的人每天阅读2 小时,将其阅读速度提高到每分钟400 个词,则每天可以节约1 小时时间用于工作。

  (14)参加健美活动的人90%会在开始的90 天内半途而废。

  (15)10 个人中有9 个人会在会议开始的时候做白日梦。

  (16)60% 的会议出席者会做记录以显示他/她在听。

  (17)上班族中间,40%的人 不吃早饭,39%不吃中饭。吃中饭的人当中50%的人吃中饭的时间在15 分钟以下。 

  (18)形成新的工作习惯或者情感一般要用30 天。

  (19)爱生气的人比一般人容易得心脏病的几率要高1 倍。75% 的心脏病发生在当地时间的早上5:00 - 8:00 。心脏病最容易在星期一发作。

  (20)25% 的病假是因为生病而假,75%的病假是其他理由而假。

  (21)我们感到要发生的事情95%不会发生。

  (22)每周5 天,每天花5 分钟改进自己的工作,在5 年里将导致同一个工作被改进1200 余次。

  (23)三分之一的人每年调换工作1次。

  (24)五分之一的人一年搬家一次。

  (25)70% 的人希望拥有自己的公司。

  (26)75% 的人都说自己太累。

  (27)上班族的平均睡觉时间是每晚6 小时57 分。

  (28)80% 的危机和纠纷(内耗)是可以避免的。

  (29)受邀开会的人80%希望在日期和时间方面具有选择性。

  (30)善于利用时间的人不会把时间花在需要的事情上,而会花在值得的事情上。

  (31)时间管理当中最有用的词是不。

  (32)企业界的人用笔记本记录下来的事情70%是“不得不做”的。

  (33)企业界的人用笔记本记录下来的事情5%是“不得不做并且想做”的。

  (34)做一件事情实际花费的时间往往会比预期的时间要多一倍。

  (35)如果你让自己一天做一件事情,你会花一个整天去做。如果你让自己一天做两件事情,你也会完成它。如果你让自己一天做12 件事情,则会完成7-8 件事。

  (36)花1 个小时进行计划,行动时会节约10 小时。 

  (37)20/80 规律。80%的结果来自20%的努力;20%的结果来自80%的努力。

  (38)我们能够记住10%的阅读信息,20%的听觉信息,30%的视觉信息;50%的视觉和听觉信息,70%的表达信息,90%的行为信息。 

  (39)上班的人平均每天发出和接收190 条讯息。

  (40)我们现在拥有的知识,有一半是在近10 年内产生的。也就是说,世界上的知识在十年内增加了一倍,而且据说每18 个月再翻一番。

三、时间管理的十大关键

  (一)时间管理第一大关键是设立明确的目标;成功等于目标,时间管理的目的是让你在最短时间内实现更多你想要实现的目标; 你必须把今年度4到10个目标写出来,找出一个核心目标,并依次排列重要性,然后依照你的目标设定一些详细的计划,你的关键就是依照计划进行。

  (二)第二个时间管理的关键是你要列一张总清单,把今年所要做的每一件事情都列出来,并进行目标切割;1. 年度目标切割成季度目标,列出清单,每一季度要做哪一些事情;2. 季度目标切割成月目标,并在每月初重新再列一遍,碰到有突发事件而更改目标的情形便及时调整过来;3. 每一个星期天,把下周要完成的每件事列出来;4. 每天晚上把第二天要做的事情列出来。

  (三)第三个时间管理的关键是20:80定律;用你80%的时间来做20%最重要的事情,因此你一定要了解,对你来说,哪些事情是最重要的,是最有生产力的。谈到时间管理,有所谓紧急的事情、重要的事情,然而到底应做哪些事情? 当然第一个要做的一定是紧急又重要的事情,通常这些都是一些突发困扰,一些灾难,一些迫不及待要解决的问题。当你天天处理这些事情时,表示你时间管理并不理想。成功者花最多时间在做最重要,可是不紧急的事情,这些都是所谓的高生产力的事情。然而一般人都是做紧急但不重要的事。你必须学会如何把重要的事情变得很紧急,这时你就会立刻开始做高生产力的事情了。

  (四)第四个时间管理的关键就是每天至少要有半小时到1小时的不被干扰时间;假如你能有一个小时完全不受任何人干扰,自己关在自己的房间里面,思考一些事情,或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时可以抵过你一天的工作效率,甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要好。

  (五)第五个时间管理的关键是要和你的价值观相吻合,不可以互相矛盾;你一定要确立你个人的价值观,假如价值观不明确,你就很难知道什么对你最重要,当你价值观不明确,时间分配一定不好。时间管理的重点不在管理时间,而在于如何分配时间。你永远没有时间做每件事,但你永远有时间做对你来说最重要的事。

  (六)第六个时间管理关键:每一分钟每一秒做最有效率的事情;你必须思考一下要做好一份工作,到底哪几件事情是对你最有效率的,列下来,分配时间做它做好。(始终直瞄靶心--绩效<=>晋升)

  (七)第七个时间管理的关键要充分地授权;列出你目前生活中所有觉得可以授权的事情,把它们写下来,然后开始找人授权,找适当的人来授权,这样效率会比较好。

  (八)第八个时间管理的关键:同一类的事情最好一次把它做完;假如你在做纸上作业,那段时间都做纸上作业;假如你是在思考,用一段时间只作思考;打电话的话,最好把电话累积到某一时间一次把它打完。当你重复做一件事情时,你会熟能生巧,效率一定会提高。

    (九)第九个时间管理的关键:做好时间日志;你花了多少时间在哪些事情,把它详细地记录下来,每天从刷牙开始,洗澡,早上穿衣花了多少时间,早上搭车的时间,早上出去拜访客户的时间,把每天花的时间一一记录下来,做了哪些事,你会发现浪费了哪些时间。当你找到浪费时间的根源,你才有办法改变。

    (十)第十个时间管理的关键:时间大于金钱,用你的金钱去换取别人的成功经验,一定要跟顶尖人士学习;千万要仔细选择,你所接触的对象,因为这会节省你很多时间,假设与一个成功者在一起,他花了四十年时间成功,你跟十个这样的人一起,你是不是就浓缩了四百年的经验?

    四、时间管理的一些理论

    第一个是“6点优先工作制”,就是要求每天全力以赴做6件最重要的事。这个方法是咨询大师艾维利提出的价值2.5万美元的时间管理方法;第二个是帕累托原则,其核心内容是生活中80%的结果几乎是源于20%的活动,即二八理论。根据这一原则,我们应该首先完成那些紧急又重要的工作,其次是重要而非紧急的任务,再次是紧急而非重要的工作,最后是那些既不重要也不紧急的工作。掌握这一点很重要,它可以决定你今晚是看电影还是去写一个报告。第三个理论是莫法特休息法,也就是不要长时间的做同一种工作,而是要经常的做不同内容的工作,保持精神上的兴奋点,进行主动的调剂和放松。第四个是麦肯锡30秒电梯理论,据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户,原因是这个客户董事长在电梯里碰到了麦肯锡的项目经理,要求他谈谈项目的结果,可怜的项目经理没有在电梯运行的短短30秒内把结果说清楚。后来麦肯锡就要求员工要表达清楚,直奔主题,凡事要归纳在3条以内。这就是30秒电梯理论,或者电梯演讲。

    五、节省时间的方法

    1. 对目标、任务、会议等事件分别按优先级进行排序。

    2. 从优先级最高的事物着手。

    3. 和拖延做斗争,如果事情重要,从现在开始做。

    4. 把大的、艰难的任务细分为小的、容易的部分。

    5. 为自己创造一小时的宁静,哪怕这需要很强的意志力,或者有时不起作用。

    6. 找到一个隐蔽的地方,如图书馆或空闲的办公室。

    7. 当你有重要的事情要处理时,学会对别人说“不”。

    8. 学会委派别人做事。

    9. 归纳相似的事情,把它们放在一起处理。

    10. 减少例行事务:它们不值得花费过多时间。缩短低价值的事件。抛开没有价值的信件和文书工作。委派别人完成、减少或推迟优先级很低的任务。

    11. 避免完美主义。记住80/20 定律。

    12. 避免作出过多许诺。对你在有限时间内能完成的工作持现实态度。

    13. 不要把时间表排得满满的,为自己留下一定机动时间应付突发事件。

    14. 设置时间限制。例如,做某些决定时,不应超过3 分钟。

    15. 聚精会神地做手头的事情。

    16. 处理重要事情时,使用大块的时间。

    17. 迅速处理困难的事情,等待和拖延不会使它们变容易。

    18. 文书工作争取只处理一次。

    19. 在行动以前,彻底地思索整件工作。

    20. 第一次就做好。

 

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